Få magten over dine mails

Få magten over dine mails 

Har du mistet overblikket over indbakken? Du kan nemt og hurtigt få overblik over din mail. Det tager højst en time, så har du en tom eller næsten tom indbakke.

Første trin:

Når du fremover modtager en mail, så hold dig til disse tre gyldne regler:

  1. Skim dine mails i den rækkefølge, de kommer ind i, så du straks får overblik over, hvad mailen drejer sig om. Brug maks. ti sekunder pr. mail.
  2. Når du har skimmet, beslut straks, hvad der skal ske med mailen: Skal den slettes? Skal den sendes videre til en anden og derefter slettes? Skal du læse den grundigt, når du får bedre tid? Er det noget, du skal løse, så snart du får tid?
  3. Lad aldrig en skimmet email ligge i din indbakke.
    Efter at du har været igennem punkt 2 skal du straks beslutte, hvor du vil gøre af den skimmede mail. Fuldstændig ligesom når du kommer hjem fra arbejde og tømmer postkassen. Du skimmer stakken igennem, smider noget af det væk, giver noget videre til de andre i huset, åbner og læser noget straks, og lægger noget på skrivebordet for at tage dig af det senere. Du smider ikke det hele tilbage i postkassen eller på gulvet... 

Disse tre regler sikrer, at du ved, hvad der bliver sendt til dig, og det holder din indbakke på et niveau, du kan forholde dig til.

Andet trin:

  • Opret tre nye mapper i din mailbox (de skal ligge i denne rækkefølge, det kan du f.eks. sikre ved at give dem numre først, afhængig af mailsystem): 1. DO, 2. DO READ og 3. HOLD-TO-DO.
  • I mappen »DO« gemmer du de mails, som du selv skal gøre noget ved, så snart du får tid. (Husk: Lad dem aldrig ligge i indbakken, så mister du overblikket)
  • I mappen »DO READ« gemmer du de mails, du skal have læst. Der er sandsynligvis ikke noget i dem, der kræver, at du skal gøre noget, men du har brug for at læse og forstå dem. Det gør du, når du har god tid, f.eks. under ventetid eller under en fly- eller togrejse. (Husk igen: Lad dem ikke ligge i din indbakke)
  • I mappen »HOLD TO DO« lægger du de mails, du selv har sendt ud, og som du forventer et svar på. Navnet på mappen viser, at du har sat en opgave på »Hold« indtil du har modtaget svar fra nogle andre og kan fuldføre opgaven. Denne mappe gennemgår du et par gange om ugen for at se, hvem du stadig mangler svar fra. Husk at slette de mails, som du har modtaget svar på.

Sidste trin:

Så er det bare med at komme i gang med at sortere indbakken! Og husk at fortsætte med det, hver gang du modtager en mail. Det tager et par dage at vænne sig til systemet - til gengæld vil du spare en masse tid og energi på mailhåndteringen hver dag fra nu af.

Job & karriere
Fokuserer du på dine svagheder eller styrker? 

Vi kender det alle sammen helt tilbage fra folkeskolen. Nogle ting er lette for os, og andre ting er svære for os. Og særligt de ting, vi har svært ved, får vi besked på at øve os i. Den indsats er vigtig i skoleårene, men fortsætter vi i voksenlivet med at fokusere på at udvikle vores svagheder,…

Læs mere
Job & karriere
Kvinder og Millennials erobrer den danske e-handel 

Både e-handel og iværksætteri har længe været mandsdominerede aktiviteter, men det ser ud til at ændre sig i fremtiden. Andelen af kvindelige iværksættere inden for e-handel er i løbet af de seneste fem år steget fra 20 til 28,5 procent - og der kommer hele tiden flere til. Samtidig er antallet af…

Læs mere
Job & karriere
Det giver prestige at arbejde over 

Rockwool Fonden fortæller, at flere danskere har fået fleksible arbejdstider. Det kan føre til mere indflydelse, men også til mere overarbejde: Mere end hver fjerde privatansatte HK'er oplever, at det giver prestige at arbejde over på deres arbejdsplads.

Læs mere
Job & karriere
Familiestrateg: Sommerferien er slut - det er nu du skal prioritere familien 

Danskerne bruger i så høj grad sommerferien til at kompensere for den manglende samvær med familien i hverdagen, at mange vender direkte stressede tilbage på arbejde. Det mener familiestrateg Bo Bresson, der i stedet opfordrer danskerne til at sprede det gode familieliv ud over hele året.

Læs mere
Job & karriere
Stressekspert: Drop kampen mod din indre kritiker 

Vil du undgå, at dine selvkritiske tanker slår rødder og agerer stopklods for dine store ønsker og drømme? Så stop med at bekæmpe de selvkritiske tanker, og øv dig i at se tankerne som det de er - bare tanker, lyder det fra stressekspert og coach, Birthe Buhl. Hun står bag app'en 'Mindfulness -…

Læs mere
Job & karriere
Feedback  

Har du svært ved at få dit budskab igennem? NLP coach Charistina Greve giver her nogle redskaber til at forbedre kommunikation og forståelse.

Læs mere
Pinterest Facebook Twitter RSS Instagram
Nyhedsbrev
Tilmelding til KvindeGuidens nyhedsbrev
Nye Bøger
^