Erhvervsflytning

At flytte en virksomhed til nye lokaliteter kan være en stor og kostbar affære. Minutiøs planlægning af nøjagtig hvornår og hvordan flytningen skal foregå, kan minimere virksomhedens nedetid og flytteudgifter, og samtidig give mulighed for ’en frisk start’ i nye lokaler, hvor indretningen er optimeret i forhold til arbejdsgangene.

Planlæg flytning i god tid

Jo tidligere man kommer i gang med planlægningen, des bedre tid er der til at overveje, hvordan nedpakning af kontoret, selve flytningen og indretningen af det nye domæne, skal foregå. For mindre virksomheder kan planlægningen tage måneder, for store virksomheder kan det tage år. At flytte en virksomhed er regel en langt større opgave end man umiddelbart forestiller sig, og med en næsten endeløs række at opgaver, der skal tages højde for og hensyn til. Det kræver både god tid, koordinering og overblik at få samlet trådene. 

Varsling omkring flytningen

En flytning kan være en stor omvæltning for alle involverede. Mens nogle medarbejdere vil se positivt på at arbejdspladsen flyttes til nye lokaliteter, så er der som regel også medarbejdere, som fx på grund af længere transporttid, føler modstand. Giv alle god tid til at indstille sig og orienter medarbejdere om flytningen så tidligt som muligt i planlægningsfasen. Undersøg reglerne på området og hvorvidt der evt. er særlige aftaler omkring varsling af flytningen, der skal tages højde for i forhold til den enkelte medarbejders ansættelsesvilkår. 

Inddragelse medarbejderne 

Overvej hvorvidt inddragelse af alle eller udvalgte medarbejder i flytteplanlægningen, kan bidrage positivt. Det kan fx være i forbindelse med koordineringen af opgaverne op til flytningen eller i forbindelse med flytning og installation af virksomhedens it-systemer.  

Valg af flyttefirma

Ved at vælge samarbejde med et professionelt flyttefirma, som har ressourcerne og erfaringen med erhvervsflytning, er man rigtig godt hjulpet. Tag kontakt til flyttefirmet allerede i planlægningsfasen. Brug deres erfaringer og ekspertise, få deres professionelle råd og brug dem som sparring i forbindelse med projektstyring af flytningens etaper. 

Forsikring

Undersøg, hvordan forsikringen dækker under flytningen, både virksomhedens egen og flyttefirmaets. 

Fastsættelse af flyttedato

Planlæg og aftal hvornår flytningen skal finde sted, både i forhold til de lokaler der flyttes fra og de lokaler der flyttes til. Weekenden, eller hverdage uden for normal åbningstid, er som regel det mest optimale tidspunkt for flytning af en virksomhed, både fordi det minimerer virksomhedens nedetid, men også fordi flytningen her ikke generer eller forstyrrer eventuelle andre virksomheder.

Adresseændring

Ved flytning af virksomhed skal adresseændringer registreres i CVR-registret på Virk.dk (Erhvervsstyrelsens IT-system). Endvidere skal virksomhedens kunder og samarbejdspartnere orienteres om adresseændringen ligesom adressen skal ændres på brevpapir, konvolutter, visitkort og medarbejdernes e-mail signaturer. Postvæsnet skal ligeledes have besked om adresseændringen. Ved at udfylde kontaktformular hos Postnord bliver breve, blade og magasiner automatisk eftersendt til den nye adresse de første 6 måneder.